Beratung mit KI – Wie Insentis schneller für belastbare Entscheidungen und Umsetzung sorgt

Ein Fall, wie er häufig vorkommt

Ein mittelständischer Maschinenbauer kann immer seltener zugesagte Liefertermine einhalten. Vertrieb und Produktion planen mit unterschiedlichen Annahmen, Auftragsdaten im zentralen System sind unvollständig, und mehrere Bereiche führen eigene Listen mit voneinander abweichenden Planungsständen. Dadurch sagt der Vertrieb Termine zu, deren Machbarkeit die Produktion nicht verlässlich einhalten kann – Lieferzusagen werden regelmäßig gebrochen. In sechs Monaten soll eine neue Planungssoftware eingeführt werden, um das Problem zu lösen. Bevor sie startet, muss sichergestellt werden, dass Daten in ausreichender Qualität vorliegen und die Abläufe zum Vorgehen passen.

An dieser Stelle kommen häufig Berater ins Unternehmen. Sie sichten Unterlagen, sprechen mit Führungskräften und Beschäftigten, zeichnen Abläufe nach, prüfen Daten und entwickeln Lösungsmöglichkeiten. Am Ende stehen eine Diagnose, ein Plan und Entscheidungen.

Worauf erfolgreiche Zusammenarbeit beruht

Von der Zusammenarbeit zwischen Kunde und Berater hängt ab, wie erfolgreich die Maßnahmen sein werden. Wenn beide in diesen drei Aspekten übereinstimmen, kann die passende Lösung erfolgreich umgesetzt werden:

• Gemeinsames Verständnis des Problems. So ist sichergestellt, dass nicht nur Symptome, sondern die eigentlichen Ursachen adressiert werden.
• Gemeinsame Bestimmung der passenden Lösung. Beide suchen nach der für das Unternehmen passenden Lösung, und ihr Verhältnis ist von Offenheit für die Argumente, Perspektiven und Sichtweisen des jeweils anderen geprägt.
• Gestaltung des Projekts auf Augenhöhe. Entscheidend ist ein echter Teamansatz.

KI tritt als dritter Player hinzu

Mit dem Aufkommen von KI tritt ein dritter Player in dieses Zusammenspiel ein. Für uns als Beratung mit vielen erfahrenen Beratern stellt KI einen Gewinn dar: Wir können Analyseleistungen erbringen, die bisher nur den großen Beratungen mit einer hohen Anzahl an Juniorberatern vorbehalten waren. Aktuell beeinflusst KI vor allem drei Dinge:

• wie schnell Informationen verfügbar sind,
• wie schnell Analysen vorstrukturiert und erstellt werden können,
• welche Lösungsoptionen entstehen können.

Damit wird das Zusammenspiel zwischen Kunde und Berater neu definiert – der neue Player „KI“ muss mit aufgenommen werden. In unserem Beratungsansatz haben wir sie zum Vorteil der Partnerschaft zwischen Kunde und Berater integriert und stellen sie nicht einfach neben ein herkömmliches Beratungsprojekt.

Unsere Maßstäbe für den KI-Einsatz

• die Relevanz des menschlichen Urteils
• die Verantwortungsübernahme des Menschen
• die Grenzen einer KI bezogen auf Werte und Normen
• der Umgang mit Halluzinationen und die Berücksichtigung des Unternehmenskontexts
• die Vorgaben des Kunden bei der Datenverarbeitung

Was ändert KI nun genau im Beratungsprojekt? Wir alle wissen, dass sie große Mengen an Text und Daten ordnen, Muster suchen, Gegenargumente formulieren und Entwürfe erstellen kann. Aber wie fügt sie sich in die drei wesentlichen Elemente eines guten Teams ein?

 

1. Erst das Problem klären – dann die Analyse beschleunigen

Insbesondere im KI-Zeitalter ist die Problemklärung wichtig, denn KI ist sehr gut darin, Lösungen schnell als richtig und passend „zu verkaufen“. Bis man merkt, dass man auf die falsche Lösung gesetzt hat, ist es oft zu spät.

Schauen wir auf das Beispiel der Geschäftsführung des Maschinenbauers. Schnell kann die Software zur Lösung erklärt werden. Die Ursachen können aber tiefer liegen: Kapazitäten werden zu optimistisch geplant, Verantwortlichkeiten sind unklar, oder Mitarbeitende halten an eigenen Listen und vertrauten Abläufen fest. Auch fehlende Qualifizierung oder widersprüchliche Zielvorgaben können dazu führen, dass ein technisch funktionierendes System die Lieferprobleme nicht löst.

Deshalb beginnt unsere Arbeit mit der Klärung des Problems und nicht mit der Umsetzung. Wir trennen Symptome von möglichen Ursachen, führen Gespräche, beobachten Abläufe und gleichen Aussagen mit Daten ab. Aus unterschiedlichen Sichtweisen entwickeln wir mehrere Erklärungen und prüfen diese. Erst danach legen wir gemeinsam mit dem Kunden fest, welche Frage das Projekt beantworten und welches messbare Ergebnis erreicht werden soll.

Auf Kundenseite ist es wichtig, die Lösung nicht bereits mit dem Auftrag vorzugeben. Die Offenheit für die Lösung muss von Beginn an gegeben sein. Um zur passenden Lösung zu gelangen, muss der Kunde relevante Unterlagen und Ansprechpartner bereitstellen und in Gesprächen offenlegen, wo Interessen oder Sichtweisen auseinandergehen.

KI kann diese Analyse beschleunigen. Sie wertet Gesprächsnotizen, Prozessbeschreibungen, Beschwerden, Kennzahlen und bestehende Konzepte aus, bündelt Muster, zeigt Widersprüche und formuliert zusätzliche Hypothesen. So erkennen Berater früher, wo sie genauer nachfragen oder Daten nachfordern müssen. Eine abschließende Diagnose liefert die KI jedoch nicht. Ihre Ergebnisse nehmen wir zum Anlass, gemeinsam mit dem Kunden zu bewerten.

2. Die passende Lösung identifizieren

Hat sich aus der Analyse ein Bild ergeben, das Kunde und Berater gut überschauen, beginnt der schwierigere Teil: Führungskräfte müssen zulassen, dass Daten und Gespräche ihre Sicht widerlegen. Im Beispiel des Maschinenbauers könnte sich etwa zeigen, dass nicht allein Daten und Abläufe die Lieferprobleme verursachen, sondern die Vertriebssteuerung unrealistische Zusagen begünstigt. Solche Befunde berühren Zuständigkeiten, Anreize und Interessen – und sind deshalb selten rein sachlich zu lösen.

Unsere Berater machen auch Konflikte sichtbar und übersetzen die Befunde in konkrete Wahlmöglichkeiten. Wir zeigen, welche Folgen unterschiedliche Lösungen haben, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wo Widerstände entstehen können. Es geht um die Klärung unterschiedlicher Sichtweisen und um die produktive, lösungsorientierte Gestaltung der Beziehungen.

Zielkonflikte und die Verteilung knapper Ressourcen sind in Unternehmen keine Ausnahme, sondern der Normalfall. In diesen Situationen muss eine umsetzbare Lösung identifiziert werden. Die persönliche Zusammenarbeit ist entscheidend, wenn Beschäftigte Einflussverluste befürchten oder Führungskräfte dieselben Befunde unterschiedlich bewerten. Konkurrierende Interessen und Prioritäten müssen offengelegt werden, damit Entscheidungen auch umgesetzt werden. Daraus folgt: Es ist nicht immer die fachlich beste Lösung, die umgesetzt wird, sondern die, die am besten zum Unternehmen passt.

Wir als Berater müssen die Befunde nachvollziehbar aufbereiten – der Kunde muss bereit sein, seine bisherige Sicht aufzugeben, wenn sie den Befunden widerspricht.

KI unterstützt diesen Prozess mit der Entwicklung von Lösungsmöglichkeiten, die Kunde und Berater im Unternehmenskontext bewerten. Sie kann Einwände aus unterschiedlichen Perspektiven entwickeln und Lösungsvarianten anhand festgelegter Kriterien vergleichen. Über die Umsetzung entscheiden kann sie nicht.

3. Aus Auftraggeber und Berater wird ein Arbeitsteam

Die richtige Diagnose und eine gute Entscheidung bleiben folgenlos, wenn Kunde und Berater die Umsetzung nicht gemeinsam verantworten. Wenn der Kunde zu viel Verantwortung dem Externen überlässt, während Berater sich auf Konzepte, Sitzungen und Empfehlungen beschränken, scheitert die Umsetzung. Erfolgreich wird sie erst, wenn beide Seiten gemeinsam Verantwortung übernehmen und aus Entscheidungen konkrete Veränderungen machen.

Wir verabreden mit unseren Kunden eine Zusammenarbeit auf Basis klarer Rollen, fester Entscheidungswege, kurzer Arbeitszyklen und sichtbarer Ergebnisse. Unsere Berater sorgen für die Verknüpfung von Vorstand und Fachbereichen und entwickeln Vorschläge dazu, welche Maßnahmen umgesetzt werden sollten und wie die Umsetzung konkret gestaltet werden kann.

Elementar ist unser Coaching in der Umsetzung: Mit den Führungskräften klären wir ihre Rolle im Umsetzungsprozess. Wir sind an ihrer Seite, wenn sie Entscheidungen vertreten, Orientierung geben und Widerstände aufgreifen, um notwendige Veränderungen im eigenen Verantwortungsbereich umzusetzen.

KI unterstützt diese Zusammenarbeit und schafft mehr Zeit für die eigentliche Umsetzungsarbeit. Mit freigegebenen Projektinformationen dient sie als gemeinsames Arbeitsgedächtnis: Sie fasst Sitzungen zusammen, ordnet Entscheidungen den vereinbarten Zielen zu, erstellt erste Fassungen von Arbeitsunterlagen und macht Widersprüche zwischen Beschlüssen sichtbar. Sie bereitet Varianten für Maßnahmen oder Kommunikationsschritte vor und reduziert so den Dokumentationsaufwand. Entscheider profitieren: Gespräche über Zielkonflikte, klare Entscheidungen und die Verankerung im Alltag stehen im Mittelpunkt.

Das Fazit: klare Arbeitsteilung statt „Mensch plus Werkzeug“

Insentis koppelt Beratung und KI über eine klare Arbeitsteilung. Der Kunde bringt das Wissen über sein Unternehmen ein, entscheidet und führt die Veränderung. Der Berater bringt Erfahrung, Urteil und Widerspruch ein; er erkennt politische und fachliche Zusammenhänge, prüft die KI und gestaltet den Prozess. Und die KI bringt Tempo, Breite und Ausdauer ein: Sie verarbeitet Material, erzeugt Varianten und hält Wissen verfügbar.

Beim Maschinenbauer ist der messbare Erfolg deshalb weder der pünktlich abgegebene Projektbericht noch die eingeführte Planungssoftware, sondern dies: Zugesagte Liefertermine werden wieder verlässlich eingehalten. Dafür sind die Ursachen der Terminbrüche fachlich richtig erkannt und gelöst – und es besteht eine Führung, die Zielkonflikte entscheidet und Veränderungen durchsetzt.

Bereit für den nächsten Schritt?

Wenn Sie prüfen möchten, wie sich dieser Ansatz auf Ihre aktuelle Situation übertragen lässt, stehen wir für ein erstes Gespräch bereit.