Beratung mit KI: Wie Insentis schneller für belastbare Entscheidungen und Umsetzung sorgt

Ein Fall, wie er häufig vorkommt

Ein mittelständischer Maschinenbauer kann immer seltener zugesagte Liefertermine einhalten. Vertrieb und Produktion planen mit unterschiedlichen Annahmen, Auftragsdaten im zentralen System sind unvollständig, und mehrere Bereiche führen eigene Listen mit voneinander abweichenden Planungsständen. Dadurch sagt der Vertrieb Termine zu, deren Machbarkeit die Produktion nicht verlässlich einhalten kann – Lieferzusagen werden regelmäßig gebrochen. In sechs Monaten soll eine neue Planungssoftware eingeführt werden, um das Problem zu lösen. Bevor sie startet, muss sichergestellt werden, dass Daten in ausreichender Qualität vorliegen und die Abläufe zum Vorgehen passen.

An dieser Stelle kommen häufig Berater ins Unternehmen. Sie sichten Unterlagen, sprechen mit Führungskräften und Beschäftigten, zeichnen Abläufe nach, prüfen Daten und entwickeln Lösungsmöglichkeiten. Am Ende stehen eine Diagnose, ein Plan und Entscheidungen.

Worauf erfolgreiche Zusammenarbeit beruht

Wie erfolgreich die Maßnahmen sind, hängt von der Zusammenarbeit zwischen Kunde und Berater ab. Drei Dinge sind entscheidend:

KI tritt als dritter Player hinzu

Mit KI kommt inzwischen ein dritter Player in dieses Zusammenspiel. Für uns als Beratung mit vielen erfahrenen Beratern ist das ein Gewinn: Wir können heute Analyseleistungen erbringen, die früher nur große Beratungen mit vielen Juniorberatern stemmen konnten. KI beeinflusst unsere Arbeit an drei Stellen – wie schnell Informationen verfügbar sind, wie schnell Analysen entstehen, und welche Lösungsoptionen sichtbar werden.

Wichtig ist: KI kommt zur Partnerschaft zwischen Kunde und Berater hinzu, sie tritt nicht neben sie.

Maßgeblich sind dabei immer das menschliche Urteil, die Verantwortungsübernahme des Menschen und die Grenzen der KI bei Werten, Halluzinationen und Datenschutzvorgaben des Kunden.

Was ändert KI jetzt genau im Beratungsprojekt? Und wie beeinflusst es die Zusammenarbeit von Kunde und Berater? Sie kann große Mengen an Text und Daten ordnen, Muster suchen, Gegenargumente formulieren und Entwürfe erstellen. Aber wie fügt sie sich in das Team ein?

1. Erst das Problem klären – dann die Analyse beschleunigen

KI ist sehr gut darin, Lösungen schnell als richtig zu „verkaufen“. Deshalb ist die Problemklärung im KI-Zeitalter wichtiger denn je: Bis man merkt, dass man auf die falsche Lösung gesetzt hat, ist es oft zu spät.

Beim Maschinenbauer könnte die Software schnell als Lösung erklärt werden. Die eigentlichen Ursachen liegen aber oft tiefer: zu optimistisch geplante Kapazitäten, unklare Verantwortlichkeiten, Mitarbeitende, die an eigenen Listen festhalten. Deshalb beginnt unsere Arbeit mit der Klärung des Problems, nicht mit der Umsetzung. Wir trennen Symptome von Ursachen, führen Gespräche, gleichen Aussagen mit Daten ab und entwickeln mehrere Erklärungen, bevor wir gemeinsam mit dem Kunden festlegen, welche Frage das Projekt beantworten soll.

KI beschleunigt diese Analyse: Sie wertet Gesprächsnotizen, Prozessbeschreibungen und Kennzahlen aus, zeigt Widersprüche und formuliert Hypothesen. So erkennen Berater früher, wo sie nachfragen müssen. Eine abschließende Diagnose liefert sie aber nicht – ihre Ergebnisse bewerten wir gemeinsam mit dem Kunden.

2. Die passende Lösung identifizieren

Sobald sich aus der Analyse ein gemeinsames Bild ergibt, beginnt der schwierigere Teil: Führungskräfte müssen zulassen, dass Daten und Gespräche ihre bisherige Sicht widerlegen. Beim Maschinenbauer könnte sich etwa zeigen, dass nicht die Daten das Problem sind, sondern eine Vertriebssteuerung, die unrealistische Zusagen begünstigt. Solche Befunde berühren Zuständigkeiten und Interessen – und sind selten rein sachlich zu lösen.

Unsere Berater machen Konflikte sichtbar und übersetzen Befunde in konkrete Wahlmöglichkeiten: welche Folgen unterschiedliche Lösungen haben, welche Voraussetzungen nötig sind, wo Widerstände entstehen können. Denn nicht immer setzt sich die fachlich beste Lösung durch, sondern die, die am besten zum Unternehmen passt.

KI unterstützt hier mit der Entwicklung von Lösungsmöglichkeiten, die Kunde und Berater gemeinsam bewerten – sie kann Einwände aus verschiedenen Perspektiven entwickeln und Varianten vergleichen. Über die Umsetzung entscheiden kann sie nicht.

3. Aus Auftraggeber und Berater muss ein Arbeitsteam werden

Die richtige Diagnose bleibt folgenlos, wenn Kunde und Berater die Umsetzung nicht gemeinsam verantworten. Wir verabreden deshalb klare Rollen, feste Entscheidungswege, kurze Arbeitszyklen und sichtbare Ergebnisse – und coachen Führungskräfte dabei, ihre Rolle im Umsetzungsprozess zu klären: Entscheidungen vertreten, Orientierung geben, Widerstände aufgreifen.

KI schafft hier mehr Zeit für die eigentliche Umsetzungsarbeit. Mit freigegebenen Projektinformationen dient sie als gemeinsames Arbeitsgedächtnis: Sie fasst Sitzungen zusammen, ordnet Entscheidungen den vereinbarten Zielen zu und erstellt erste Fassungen von Arbeitsunterlagen. So bleibt mehr Raum für das Wesentliche: Gespräche über Zielkonflikte, klare Entscheidungen und ihre Verankerung im Alltag.

Das Fazit: klare Arbeitsteilung statt „Mensch plus Werkzeug“

Insentis koppelt Beratung und KI über eine klare Arbeitsteilung und nicht nach dem Muster „Mensch plus Werkzeug“. Der Kunde bringt das Wissen über sein Unternehmen ein, entscheidet und führt die Veränderung. Der Berater bringt Erfahrung, Urteil und Widerspruch ein. Er erkennt politische und fachliche Zusammenhänge, prüft die KI und gestaltet den Prozess. Und die KI zu guter Letzt bringt Tempo, Breite und Ausdauer ein. Sie verarbeitet Material, erzeugt Varianten und hält Wissen verfügbar.

Beim Maschinenbauer ist der messbare Erfolg, dass zugesagte Liefertermine wieder verlässlich eingehalten werden – nicht der pünktlich abgegebene Projektbericht und nicht die Einführung der neuen Planungssoftware. Dafür sind die Ursachen der Terminbrüche fachlich richtig erkannt und gelöst – und es besteht eine Führung, die Zielkonflikte entscheidet und Veränderungen durchsetzt.

Bereit für den nächsten Schritt?

Wenn Sie prüfen möchten, wie sich dieser Ansatz auf Ihre aktuelle Situation übertragen lässt, stehen wir für ein erstes Gespräch bereit.