Sicheres Drucken aus dem Home-Office

Vor der Corona-Krise war das Arbeiten aus dem Home-Office oftmals nur etwas für Privilegierte, denn bis dahin waren die Vorbehalte in den Chefetagen noch vielschichtig. Aber die Corona-Krise hat die Mitarbeiter - gleich einem Tsunami - ins sog. „Home-Office“ gespült. Bei den vielfältigen Herausforderungen im Rahmen von Heimarbeit in Corona-Zeiten blieb das Problem des sicheren und professionellen Druckens aus den häuslichen vier Wänden meistens völlig unbeachtet.

Denn das in vielen Bereichen noch verpflichtende, teilweise sogar formgebundene, papierbasierte Schriftformerfordernis lässt sich selbst in Corona-Zeiten nicht über Nacht auf einen gesicherten, elektronischen Geschäftsverkehr umstellen. Überall in Wirtschaft oder Verwaltung müssen Mitarbeiter abseits von Regelprozessen neben allgemeinen Vertragsabweichungen vor allem Mängelanzeigen, Reklamationen oder Einsprüche prüfen und (rechtsverbindliche) Einzelfallentscheidungen treffen. Im Ergebnis entstehen Bescheide, Vertragsänderungen, Mahnungen oder Vollstreckungen, die gedruckt und den Betroffenen (förmlich) zugestellt werden müssen.

Bei Druck und Versand der o.a. Dokumente aus dem sog. „Home-Office“ resultieren vielfältige Probleme:

• welches Ergebnis erreicht werden soll,
• wann und wie es erreicht werden soll und
• welche Ressourcen wie eingebunden werden.

Ein erster Schritt kann durchaus ein Brainstorming mit guten Ideen sein, aber dieses ist häufig nicht mehr als ein Aufwärmen: Ab diesem Punkt gilt es, fokussiert in einem guten Prozess zu arbeiten. Erfolgreiche Strategiearbeit hat als Ergebnis einen Maßstab, der bei wichtigen Entscheidungen eine klare Basis bietet und gut nachvollziehbar ist. Dann machen sich auch die Vorteile bemerkbar: Unternehmen sparen viel Zeit, da viel schneller jedem klar ist, was zu tun ist.

Vier Eckpfeiler, die bei der Strategieentwicklung beachtet werden sollten

• der häusliche Drucker muss dauerhaft ein professionelles Druckergebnis liefern, das mit der Dokumentenqualität vor Corona vergleichbar ist
• die zugehörige Logistik muss gewährleistet sein. Beginnend von Verbrauchsmaterialien des Druckers bis zu ggf. erforderlichen speziellen (vorgedruckten) Briefbögen und/oder Kuverts; beide müssen auch vor Missbrauch (beispielsweise durch Kinder) gesichert sein
• sind geschäftsrelevante Briefe im häuslichen Umfeld produziert worden, können sehr leicht schwere, strafbewehrte Verstöße gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) begangen werden. Allein schon das versehentliche Lesen des Adressblocks durch Familienmitglieder ist schon ein solcher DSGVO-Verstoß, der u.a. eine Meldung an die Datenschutzbehörden innerhalb von 72 Stunden zwingend vorschreibt
• ebenso fehlt es an Infrastruktur, um notwendige Kuvertierungen (auch Doppelkuvertierungen) professionell durchführen zu können
• schließlich gibt es keine Prozesse für regelmäßige Postauflieferungen und deren Dokumentation (beispielweise bei Einschreiben oder formgebundener Zustellung)

Alle diese Probleme sind gelöst, wenn man auf das (physische) Drucken aus dem sog. „Home-Office“ komplett verzichtet – nicht jedoch auf die professionelle Produktion der entsprechenden Schriftstücke mit sofortigem Versand (auch bei besonderer Zustellung).

Wie das geht?

Das Druck- bzw. Versanderfordernis wird auf dem Endgerät des Mitarbeiters im sog. „Home-Office“ im Dateiformat gespeichert und über sichere Internetverbindungen an einen zentralen Ort übermittelt. Dieser zentrale Ort kann sein

• das unternehmenseigene Druck- und Versandzentrum,
• ein entsprechender Dienstleister für Druck- und Versandleistungen,
• ein eigens geschaffenes (provisorisches) Druck- und Versandzentrum, in dem alle einschlägigen Datenschutzanforderungen (insbesondere DSGVO) eingehalten werden.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Komplette Entlastung der Mitarbeiter im sog. „Home-Office“ von allen Druck- und Versandtätigkeiten
• Schutz (der Mitarbeiter) vor versehentlichen Datenschutzverstößen durch Dritte (beispielsweise Familienmitglieder)
• Professionelle, schnelle und effektive Dokumentenproduktion unter Einhaltung aller einschlägigen Datenschutzanforderungen (insbesondere DSGVO)
• Reduzierung der Stückkosten und Realisierung hoher Portorabatte (je nach Menge und Postdienstleister)
• Zukunftssicheres Verfahren: auch nach Rückführung der Mitarbeiter in angestammte Büroumgebungen ebenso wirkungsvoll einsetzbar

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