Vom Pilot zur Skalierung – Automatisierung als Beschleuniger der Transformation

Einleitung: Die Automatisierungsfalle

Viele Unternehmen experimentieren mit Automatisierung – doch oft bleiben es Einzelinitiativen. Ein Pilot mit RPA hier, ein Low-Code-Tool dort. Ohne Systematik entstehen Inseln, die nicht skalieren. Laut Gartner (2022) schaffen es nur rund 20 % der Unternehmen, Automatisierung über einzelne Abteilungen hinaus erfolgreich auszurollen.

Warum Automatisierung so wirkungsvoll ist

Automatisierung adressiert drei zentrale Hebel der digitalen Transformation:

Effizienz: Prozesse laufen schneller und mit weniger Kosten. Qualität: Fehler werden reduziert, Standardisierung nimmt zu. Mitarbeiterzufriedenheit: Routinetätigkeiten entfallen, Mitarbeitende können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.

Bausteine einer erfolgreichen Automatisierungsstrategie

1. Prozesse kartieren: Grundlage ist eine End-to-End-Sicht. Process Mining identifiziert Hotspots und Potenziale.
2. Pilotprojekte starten: RPA oder Low-Code-Lösungen bieten schnelle Erfolge. Wichtig ist, früh messbare Effekte sichtbar zu machen.
3. Skalierung planen: Erfolgreiche Piloten müssen standardisiert und multipliziert werden. Governance-Modelle verhindern Wildwuchs.
4. Change-Management verankern: Automatisierung verändert Aufgaben und Rollen. Mitarbeitende müssen eingebunden und qualifiziert werden.
5. Kontinuierlich messen: Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Kostenreduktion und Zufriedenheit sichern Nachhaltigkeit.

Praxisbeispiel: Gesundheitswesen

Ein Krankenhaus automatisierte den Prozess der Patientenaufnahme mit RPA. Früher mussten Mitarbeitende Daten manuell in drei Systeme einpflegen – ein fehleranfälliger Vorgang. Durch Automatisierung wurde der Aufwand um 70 % reduziert. Das Projekt diente als Blaupause für weitere Bereiche, etwa die Rechnungsstellung.

Nutzen für Unternehmen

• 30–50 % kürzere Durchlaufzeiten
• Bis zu 35 % geringere Prozesskosten
• Höhere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit
• Skalierbare Grundlage für weitere digitale Innovationen

Kritische Perspektiven

Automatisierung ist kein Selbstläufer:

• Falsche Priorisierung: Wenn irrelevante Prozesse automatisiert werden, entsteht wenig Nutzen.
• Technikfokus: Ohne Change-Management fehlen Akzeptanz und Vertrauen.
• Skalierungsprobleme: Einzelpiloten ohne Governance führen zu Chaos statt Effizienz.

Automatisierung sollte als „kontinuierlichen Lernprozess“ begriffen werden: Starten, messen, anpassen, skalieren.